Sofie var kommunikatör under skogsbranden i Västmanland

Kommunikationsarbetet Vastmanland 140806 SofieTedenstad_StabenVastmanlandUnder augusti var personal från Krisinformation.se i Ramnäs och Västerås och stöttade länsstyrelsen i Västmanland med kommunikationen i den stora skogsbrandens slutskede. Om det tänker vi givetvis skriva några rader framöver. Någon som var på plats när det verkligen hände är Sofie Tedenstad, till vardags kommunikatör på länsstyrelsen i Halland och webbredaktör i länsstyrelsernas nationella webbförvaltning. Vi har bett henne skriva ett blogginlägg om hur det vara att arbeta i krisstaben under den där första, omtalade veckan.

Jag hade lite svårt att somna den där första måndagen när jag fick veta att Länsstyrelsen tagit över ansvaret för insatsen med branden i Västmanland. Jag jobbar visserligen i Halland till vardags och inte i Västmanland, men jag sitter med i den nationella webbförvaltningen för alla länsstyrelser och jag misstänkte att Västmanland skulle behöva hjälp.

Mycket riktigt, på tisdagen kom frågan om förstärkning. Redan på tisdag kväll var jag på väg upp tillsammans med två kollegor. Med en ryggsäck på ryggen och ovetandes om vad jag skulle möta, vad jag skulle få göra och hur länge jag skulle vara borta.

Vi slängdes in i arbetet så fort vi kom på plats på onsdagmorgonen. Funktionsansvarige för kommunikation inventerade våra kompetenser och jag fick direkt börja jobba med webbplatsen samt att strukturera informationsflödet så att rätt information gick ut i rätt kanaler vid rätt tid. Runt omkring mig fanns personer jag aldrig hade träffat förut och knappt hann lära mig namnet på. Det var kommunikatörer från Länsstyrelsen i Västmanland och några andra länsstyrelser runt om i landet, Västerås stad, kommunerna i området, Energimyndigheten, polisen etcetera.

Efterhand började en organisationsstruktur ta form som såg ut ungefär enligt nedan:

  • Funktionsansvarig information
  • Biträdande funktionsansvarig information
  • Webb
  • Press
  • Sociala medier
  • Myndighetssamverkan
  • Lägesbild
  • Intern kommunikation
  • Omvärldsbevakning
  • Information på andra språk
  • Internationella besök
  • Planering
  • Kartor
  • Logg

Vi satte upp ett schema där vi jobbade i treskift, 06.00-15.00, 14.30-22.00, 22.00-06.00. Oftast blev det längre pass ändå men det viktiga var i allafall att det alltid var bemannat. Mat serverades dygnet runt och vi fick tillgång till ett par rum där vi kunde sova i omgångar.

Vi märkte snabbt att Facebook hade en enorm genomslagskraft. Länsstyrelsen i Västmanland gick från runt 150 följare till över 10 000 på bara några dagar. Våra inlägg nådde över 1,2 miljoner människor. Hjärtat klappade lite extra varje gång jag tryckte på ”Skicka”-knappen. Vi fick en enorm respons, både ris och ros såklart, men de allra flesta var glada över våra frekventa och sakliga uppdateringar.

Tyvärr klarade inte länsstyrelsens webbplats av trycket från alla besökare och de frekventa uppdateringarna. Det var oerhört frustrerande, och vi fick fatta ett snabbt beslut om att istället flytta alla våra uppdateringar till krisinformation.se. Det fungerade bra och vi är glada för samarbetet, men det som hände är fortfarande allvarligt och utvärderas nu. Facebook i all ära, men det är extremt viktigt att som myndighet ha sina egna kanaler.

Jag har bland annat tidigare jobbat i Afghanistan med kommunikation och det här kan nästan liknas med det jag upplevde där. Väldigt intensivt och blodigt allvar. Människor har fått fly från sina hem, skadats och omkommit. Jag hoppas att alla som drabbats vet att vi som jobbat med insatsen, oavsett om det är som brandman eller kommunikatörer, har gjort vårt allra bästa.

Nu utvärderar vi givetvis vårt arbete och vad vi kan göra bättre i framtiden. Det finns massor att lära som både jag och övriga Sverige kan ta med sig.

2 thoughts on “Sofie var kommunikatör under skogsbranden i Västmanland

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *